4. [ サイトの設定] をクリックします。, [サイトの設定] ページで、[Web デザイナー ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。, [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを追加するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。, 注: サイト コレクション全体に追加されたワークフローは、単一のコンテンツ タイプのアイテムに対してのみ追加されます。, 選択したコンテンツ タイプのページで、[設定] の [ワークフロー設定] をクリックします。, 注: 承認– sharepoint 2010テンプレートが一覧に表示されない場合は、sharepoint 管理者に問い合わせて、サイトコレクションまたはワークスペースでライセンス認証を行う方法について確認してください。 管理者の場合は、[ サイトの設定 ] > [サイトコレクションの機能 > ワークフローのアクティブ化] 機能をクリックします。, このワークフローの名前を入力します。 このサイト コレクションのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。, このコンテンツ タイプを継承する他のすべてのサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプに、このワークフローを追加する (関連付ける) かどうかを指定します。, 注: SharePoint の製品では、ワークフローを手動で開始するたびに、( 承認者 からの 1 ~ 7 の) 次の図の2番目のページの最初のいくつかのオプションについて説明します。これらのオプションは、1つのインスタンスだけに変更できます。, [割り当て先] フィールドに入力した グループ全体に1つのタスクのみが割り当てられるようにするには、このチェックボックスをオフにします。 (グループの各メンバーにはタスクの通知が届きますが、すべてのメンバーが、グループ全体の代理として1つのタスクを要求して完了することができます。 グループタスクを引き受ける手順については、この記事の 実行 セグメントをご覧ください。), 準備ができたら、この記事の開始セグメントに進み、最初のインスタンスを開始して、新しいワークフローをテストします。, 指定したトリガーイベントが発生するたびに自動的に実行されます。 つまり、項目がリストまたはライブラリに追加されたとき、 または リスト内の項目が何らかの方法で変更されたとき、 または他 の人がアイテムのメジャーバージョンを発行しようとしたときに発生します。(トリガーのイベントまたはイベントは、ワークフローの元の関連付けと構成の際に、関連付けフォームの最初のページで指定します。 詳細については、この記事の 計画 セグメントをご覧ください。), ワークフローが自動的に開始されるように構成されている場合は、きっかけとなるイベントが発生するたびに、きっかけとなったアイテムに対してワークフローが実行されます。, ワークフローが開始されると、最初のタスクが割り当てられ、タスク通知が各割り当て先に送信されます。 また、開始通知 (タスク通知とは異なります) が、ワークフローを最初に追加したユーザーと、関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。, 注: 自動的に開始される新しいワークフローを追加した場合、関連付けフォームの 2 ページ目にある [すべてのタスクの期限] フィールドで指定した明示的な日付の値はワークフローが自動的に開始されるたびにその開始日を基準にして自動的に調整されないので、通常は、このフィールドを空のままにする必要があります。 詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。, 権限に関するメモ 通常、ワークフローを開始するには、[アイテムの編集] 権限が必要です。 (既定では、メンバーグループと所有者グループの両方にこのアクセス許可がありますが、閲覧者グループにはありません。 ただし、所有者はワークフローごとに、ワークフローを開始したユーザーに対して [リストの管理] 権限を要求することもできます。 このオプションを選択することにより、所有者は、自分と他の所有者のみが特定のワークフローを開始できるようにすることができます。 詳細については、この記事の「 学習 セグメント」を参照してください。, アイテム自体の中から、そのアイテムが作成された Microsoft Office プログラムで開かれます。 (これは、web アプリケーションバージョンではなく、インストールされているプログラムである必要があることに注意してください)。, ワークフローを実行する対象のアイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。, アイテムの横にある省略記号をクリックし、ダイアログ ボックスで省略記号をクリックしてアイテム メニューを開き、ドロップダウン メニューの [ワークフロー] をクリックします。, [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [新しいワークフローの開始] で、実行するワークフローをクリックします。, [ワークフローの変更] ページの開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を指定します。, 注: 開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。 ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。, タスクを1つ ずつ割り当てる場合
1の承認ワークフローをベースとし … このフローは、選択したファイルに関する承認要求を上司に送信します。上司は、承認センターで要求を表示して承認できます。このフローを実行するには、ファイルを選択し、Flow メニューからこのフローを選択します。 「ただいま処理中です」の画面が表示されますので少々お待ちください タスクを割り当てる順に名前またはアドレスを入力します。, すべてのタスクを同時に 割り当てる場合
休暇申請を承認センターに追加した後、申請を事前承認者に電子メールで送信します。Adds the vacation request to the approval center and then emails the request to the pre-approver. Microsoft SharePointには、ワークフローの作成が簡単にできるツールとしてSharePoint Designerがついています。単純なワークフローであれば、コードを書くことは不要で、SharePoint Designerにより作成することができます。 なかでもいちばんシンプルなのは、すでにSharePointに付属しているSharePoint Designerテンプレートを利用しワークフローを実装する方法です。 シンプルなワークフローであれば、IT部門がフォローすることなく、ユーザ側で設定・実装できます。コラボレーションワークフローを … 作成者: Microsoft. 2. 外部からの参加者を含める方法について詳しくは、この記事の実行セグメントをご覧ください。, 開始フォームの必要な設定が完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。, このワークフローを初めて実行する場合は、割り当てられたタスクを完了するために、他の参加者が情報と支援を必要とする可能性があります。 (この記事の 完全な セグメントが役に立つ場合があります)。, また、参加者が電子メール通知を受け取っているかどうか、特に、その通知が迷惑メール フィルターによって誤って処理されていないかどうかをチェックすることをお勧めします。, もちろん、自分でワークフロー タスクを実行することもできます。 ワークフロー タスクの実行について詳しくは、この記事の実行セグメントをご覧ください。, また、ワークフローの現在のインスタンスの進捗状況を追跡する方法については、この記事の監視セグメントをご覧ください。, 承認ワークフロー タスクが初めて割り当てられた場合は、タスクを実行する前に、この記事のこのセグメントをすべて参照すると役に立ちます。 そうすることで、使用できるすべてのオプションについて知ることができます。, 注: ワークフロー タスクが自分に割り当てられたことがわかっているにもかかわらず、電子メールの受信トレイに通知メッセージが表示されない場合は、その通知が迷惑メール フィルターによって誤って処理されていないかどうかを確認します。 通知が誤って処理されている場合は、フィルターの設定を適切に調整します。, したがって、タスクを開始する前に、割り当てられたタスクが実際に承認ワークフロー タスクであり、他の種類のワークフローのタスクではないことを確認します。, これらの場所に「承認要求」というテキストが見つからない場合は、ワークフローを開始または最初に追加したユーザーに問い合わせて、元になったワークフロー テンプレートはどれか 、またはそのワークフローがカスタム ワークフローかどうかを確認します。 SharePoint 製品に含まれている他の種類のワークフローを使用する方法を説明した記事へのリンクは、この記事の [参照] セクションにあります。, ワークフローのタスクを割り当てられた場合、通常は、次の 3 つの方法でタスクに関する情報を取得します。, Microsoft Office ドキュメントを開き、関連するタスクが割り当てられたことを通知するメッセージ バーを確認する。, SharePoint サイトをチェックし、1 つまたは複数のタスクが自分に割り当てられていることを確認する。, 承認ワークフロー タスクが自分に割り当てられていることを確認した場合は、次の 2 つの作業を実行します。, アイテムをレビューする アイテムを現在の状態で承認できるかどうかを確認します。, 注: タスク通知メッセージのリボンの [このタスクを開く] ボタンは、Outlook のフル インストール バージョンでメッセージを開いた場合にだけ表示され、Outlook Web Access Web アプリケーションで開いた場合は表示されません。, タスク通知メッセージの [このタスクの完了方法] の手順で、アイテムへのリンクをクリックします。, 開いたアイテムで、メッセージ バーの [このタスクを開く] ボタンをクリックします。, レビューするアイテムが保存されているリストまたはライブラリで、アイテムとワークフローに関連付けられている [進行中] リンクをクリックします。, タスク フォームのワークフローの適用先を示すメッセージ バーで、アイテムへのリンクをクリックします。, ヒント: これがグループ タスクの場合、つまり、単一のタスクがグループ全体または配布リストに割り当てられているので、グループ メンバーの 1 人がグループ全体を代表してタスクを実行できる場合は、アイテムをレビューする前にタスクを引き受けることをお勧めします。 このようにすると、グループの他のメンバーもまた、記事をレビューする可能性を減らすことができます。 手順については、この記事のセクション 7「グループ タスクを引き受けて実行する」をご覧ください。, 読み取り専用サーバー文書 この文書は読み取り専用モードで開かれています。 したがって、文書を読むことはできますが、文書に変更を加えることはできません。(承認ワークフロータスクを実行する場合は、通常、アイテム自体で直接変更を行うことはありません)。 代わりに、タスク フォームを使用して、自分のすべての返信を登録します)。, ワークフロータスク 返信をタスクフォームに登録する準備ができたら、[ このタスクを開く ] ボタンをクリックします。, タスク フォームをレビュー対象のアイテム内から開いた場合、最初の 2 つのアイテム ([アイテムの削除] と [このワークフロー タスクはアイテムのタイトルに適用されます]) は表示されないという点にご注意ください。, ワークフローの現在のインスタンスからこのタスクを削除するには、このボタンをクリックします。, タスクを削除した場合、そのアクションは文書の却下として機能します (および、文書の却下として履歴に記録されます)。 したがって、最初に却下された時点でワークフローが終了するように構成されている場合は、タスクを削除すると、ワークフローが終了します。, 削除されたタスクは、[ワークフローの状態] ページの [ タスク ] 領域に表示されなくなります。 (ただし、削除とその後の自動却下は、引き続きページの [ 履歴 ] 領域に記録されます)。, 注: ワークフローのこのインスタンスを自分で開始しなかった場合は、タスクを削除する前に、ワークフローを開始したユーザーに確認する必要がある場合があります。, この 4 つのフィールド内のエンティティは編集や変更ができませんが、これらの情報は役に立つことがあります。, [統合済みコメント] ボックスには、タスクを実行する方法に関する追加の手順だけでなく、ワークフローのこの同じインスタンスのタスクを既に完了した参加者が送信したすべてのコメントが含まれています。, 同様に、自分のフォームを送信した後、[コメント] ボックス (4) に入力したコメントは、以降の参加者の [統合済みコメント] ボックスにも表示されます。, ここに入力したテキストは [ワークフローの履歴] に記録され、以降の参加者の [統合済みコメント] フィールド (3) にも表示されます。, アイテムを承認するには、まず投稿するコメントを [コメント] フィールド (4) に入力し、このボタンをクリックします。, アイテムを却下するには、まず投稿するコメントを [コメント] フィールド (4) に入力し、このボタンをクリックします。, 変更や応答を保存せずにフォームを閉じるには、このボタンをクリックします。 タスクは未完了状態で、対象ユーザーに割り当てられたままになります。, レビューしているアイテムに変更を加えるように依頼するには、このボタンをクリックします。, 依頼の詳細を入力するフォームの図と詳細な手順については、このセグメントのセクション 8「アイテムに変更を加えるように依頼する」をご覧ください。, 再割り当ての詳細を入力するページの図と詳細な手順については、このセグメントのセクション 7「承認タスクを他のユーザーに再割り当てする」をご覧ください。, タスクまたはワークフロー インスタンス全体の完了期限が超過している場合は、通知が次のユーザーに自動的に送信されます。, ワークフローを開始したユーザー (または、ワークフローが自動的に開始された場合は、ワークフローを最初に追加したユーザー), グループ全体に 1 つのタスクが割り当てられている場合、そのグループの任意のメンバーが、グループ全体を代表して、そのタスクを引き受けて実行することができます。, アイテムを確認する 前に 、タスクを引き受けます。 タスクを要求すると、そのタスクが自分に割り当てられ、グループの他のメンバーはそのタスクを実行できなくなります。 (この方法では、1人のユーザーのみが必要な作業を行うことができます。), [ワークフローの状態] ページで、自分のグループに割り当てられているタスクの名前をポイントして、矢印を表示します。, 矢印をクリックし、[アイテムの編集] をクリックし、タスク フォームで [タスクの引き受け] ボタンをクリックします。, [ワークフローの状態] ページが更新されると、そのタスクはグループではなく、特定のユーザーに割り当てられていることが確認できます。, 後になって、タスクを完了せずに、もう一度グループに解放する場合は、同じ手順を使ってタスク フォームに戻り、[タスクの解除] ボタンをクリックします。, このプロセスを始める前に、ワークフローに変更が加えられた場合、ワークフローが即座に終了するように設定されている場合があることにご注意ください。 ワークフローを開始したユーザーまたはワークフローを最初に追加したユーザーに問い合わせて、ワークフローに変更を加えても問題ないかどうか、およびワークフローがその時点で終了しても問題ないかどうかを確認することをお勧めします。, 次に、同僚の早川さんが作成したドキュメントで早川さんが承認ワークフローを開始したとします。, 早川さんの新しいドキュメントをレビューしたときに、ドキュメントの概要が長すぎると感じました。, ワークフロー タスク フォームの下部にある [変更依頼] ボタンをクリックしてから、このフォームを実行します。, (ワークフローを開始したユーザー、 またはワークフローが自動的に開始された場合はこのワークフローを最初に追加したユーザーに変更依頼を送信する場合は、 このフィールドを空のままにすることもできます)。, 必要な変更を説明し、変更を加えたユーザーが必要とする情報を入力します。 (ここに入力するテキストは [ 統合済みコメント ] 領域に追加されます)。, 新しい期限を指定するには ここに数値を入力し、次のフィールドで期間の単位を指定します。 この2つのエントリは、変更タスクの期日の前にある期間を識別します。, 新しいタスク期間を指定している場合は、このフィールドと 新しい期間 フィールドを組み合わせて使用して、タスクの期限前の期間を特定します。 (例: 3 日間 または 1 か月 または 2 週間), すべてのフォームエントリを希望どおりに設定したら、[ 送信] をクリックすると、現在のタスクが完了としてマークされます。 そうすると、現在のタスクが完了とマークされます (これで終わりではありません。 早川さんが変更されたタスクを完了した後、自分に承認タスクが再び割り当てられます)。, 早川さんは [件名] 行 (図の番号 1) をひとめ見ただけで、これが通常の承認通知ではなく、アイテムに変更を加える依頼であることを理解できます。 早川さんは、[変更要求] テキスト (番号 2) で依頼された特定の変更に関する情報を確認します。, 早川さんは、アイテムをチェックアウトして、要求された変更を加えて保存し、アイテムをもう一度チェックインします。, 次に、早川さんは [ワークフローの状態] ページに移動し、[タスク] 領域から変更依頼タスクを開きます。, 早川さんは、[コメント] フィールドに必要な情報を追加し、[返信の送信] をクリックします。 ワークフローでは、次の 2 つのアクションが実行されます。, 新しい承認タスクが自分に割り当てられ ([統合済みコメント] フィールドに早川さんのコメントが追加されています)、タスクの通知が自分に送信されます。, また、次の図に示すように、これらのすべてのアクションは追跡され、[ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] セクションに表示されます。, 特定のユーザーに割り当てられていたワークフロー タスクを別のユーザーが実行する場合は、[ワークフロー タスク] フォームの [タスクの再割り当て] ボタンをクリックします。, ワークフローを開始したユーザー、またはそのワークフローを最初に追加したユーザー (ワークフローが自動的に開始された場合) にこのタスクを割り当てるには、このフィールドを空白のままにします。, タスクを割り当てるユーザーがタスクを完了するために必要な情報を入力します。 (ここに入力するテキストは [ 統合済みコメント ] 領域に追加されます)。, フォームの入力が完了したら、[送信] をクリックします。 タスクに完了マークが付けられ、新しいタスクがそのタスクの担当ユーザーに割り当てられて、タスク通知が送信されます。, 入力された新しい情報は、新しいタスク通知 (次の図の番号 1) の委任者を示すテキストに表示されます。, また、次に示すように、これらのすべての変更は追跡され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] セクションと [履歴] セクションに表示されます。, SharePoint 組織のメンバー以外の参加者を含めるには、特別なプロセスがあります。 このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。, 外部からの参加者の電子メールアドレスを、関連付けフォームの 2 ページ目にある適切な [割り当て先] ステージに含めます。, このワークフローでは、外部からの参加者のタスクが、ワークフローを開始したサイト メンバー (ワークフローが自動的に開始された場合はワークフローを最初に追加したメンバー) に割り当てられます。 タスクが実際に割り当てられたユーザーが、外部からの参加者の代理人となります。, このサイト メンバーは、外部からの参加者がレビューに使うアイテムのコピーを送信するようにとの指示が記載されたタスク通知を受け取ります (一方、外部からの参加者はタスク通知のコピーを受け取ります。 これらのコピーには、便利な通知または注意として機能するものがあります)。, タスクが実際に割り当てられたサイト メンバーは、アイテムのコピーを外部からの参加者に送信します。, 外部からの参加者の返信が届いたら、サイト メンバーが、外部からの参加者の代わりに SharePoint でタスクを実行します。, 実行中のワークフローの監視、調整、または終了を集中管理できるのは、ワークフローのインスタンスの [ワークフローの状態] ページです。, 最初に、このページを表示する方法を説明し、次に、このページにあるオプションと情報の使い方について説明します。 最後に、監視に関する追加情報を得られる他の 2 つのページについて説明します。, アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムとワークフローの [進行中] リンクをクリックします。, この例では、アイテムは "基調講演の下書き" という名前のドキュメントで、ワークフローは "承認 3" です。, リストまたはライブラリに多くのアイテムが含まれている場合は、並べ替え機能やフィルタリング機能を使って、目的のアイテムをすばやく見つけることができます。 同じような並べ替えやフィルター処理を繰り返し実行している場合は、特定の調整を自動化するカスタム ビューを作成すると便利です。, [ワークフローの状態] ページを表示するには、関心がある特定のインスタンスの "開始されました" 電子メール通知の [このワークフローの状態の表示] リンク、または "完了しました" 電子メール通知の [ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックすることもできます。, [ワークフローの状態] ページでは、各セクションの図の下に、監視に関する質問とその回答が表示されます。, 削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このセクションには表示されません, 期限の過ぎたタスクと期限の過ぎたタスク通知はこの領域に表示されないことにご注意ください。, 既に割り当てられているがまだ完了していないタスクを変更する方法は 2 つあります。, アクセス許可 自分以外のユーザーに割り当てられている 1 つ のタスクに変更を加えるには、"リストの管理" 権限が必要です。 (所有者グループには、既定でリストの管理権限があります。メンバーグループとゲストユーザーグループは含まれません。 たとえば、ワークフローを開始することはできますが、別の参加者のタスクに変更を加えることはできません。, タスク フォームを使用する手順について詳しくは、この記事の実行セグメントをご覧ください。, アクセス許可 次の図の4つのコマンドリンクは、リストの管理権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 最初の3つのリンクは、ワークフローインスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、"リストの管理" 権限を持っていない限り、[ このワークフローの終了 ] リンクは表示され ません 。 (この場合も、[所有者] グループには、既定でリストの管理権限があります。メンバーグループと閲覧者グループは含まれません)。, [ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下にある領域で、[承認のアクティブなタスクを更新する] リンクをクリックします。, この実行で、タスクが現在割り当てられているユーザーに変更を反映したメッセージが送信されます。, 既に完了または削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このフォームに加えた変更の影響を受けません。, まだ割り当てられていないタスクに変更を加える場合は、次のセクション「将来のタスクを変更する」をご覧ください。, 既存の期限を残すには [ タスクごとの期間 ] を空白のままにし、[ 期間の単位] は変更しません。, 期限を削除して期限がない状態にするには [タスクごとの期間] に数値0を入力します。, タスクの期間を延長して、期限を移動するには 期間を延長する単位の数と種類を指定するには、[期間] フィールドを使用します。, フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。, アクセス許可 次の図の4つのコマンドリンクは、リストの管理権限を持つすべてのユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。 最初の3つのリンクは、ワークフローインスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、"リストの管理" 権限を持っていない限り、[ 今すぐこのワークフローを終了 する] リンクは表示され ません 。 (この場合も、[所有者] グループには、既定でリストの管理権限があります。メンバーグループと閲覧者グループは含まれません)。, [ワークフローの状態] ページで、[ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下の領域にある、[承認の承認者を追加または更新する] リンクをクリックします。, 注: 既に作成され割り当てられているタスクは、このフォームに加えた変更の影響を受けません。, 参加者を追加または削除する、またはタスクの順序を変更するには [参加者 ] フィールドの参加者の名前またはアドレスの順序を追加、削除、または並べ替えます。.